第一节　会议
      一、会议的涵义和构成要素
　　会议，在汉语中有两种不同的含义。它既可以作为一种经常商讨并处理重要事物的常设机构或组织的名称，也可以被用来表示有组织、有领导的民主协商和决定某些事项的临时性集会，也就是我们通常所说的“开会”。在后一种含义上，会议和会是同义词，都是指人们的一种活动方式。随着社会的飞速发展和社会信息量的不断增长，会议已成为现代社会开展政务、经济、文化及其他活动的一种重要方式。
　　会议要素是指构成会议的基本因素。从广义上讲，任何一个会议都必须有这样三个基本的要素所组成：（1）有共同的议题；（2）有公认的组织者；（3）三。人以上的正式聚合。除此之外，如果从不同的角度或使用不同的标准，还可以对会议的构成要素作进一步的划分：
　　1、会议形式要素包括：会议的名称、时间、地点、方式、规模、主持人等。
　　2、会议内容要素：主要指会议的指导思想、会议目的、会议议题、会议任务和完成会议任务的措施等。
　　3、会议人员要素有：会议主持人、会议正式出席人员、会议列席人员、特邀人员和会议来宾；以及会议工作人员服务人员。
　　4、会议组织要素有：会议组织工作、文书工作、生活服务工作、宣传及安全保卫工作等。如果按照时间顺序纵向划分，会议的组织工作又可分为：（1）会前筹备工作；（2）会间组织工作；（3）会议善后工作。
　　二、会议的种类
　　虽然实际生活中的会议活动多种多样，令人眼花缭乱，但只要我们使用不同的标准，仍可对各种会议活动做出不同类型的划分。对会议活动的分类，通常有以下五种方法：
　　1、依据会议的性质进行分类，可分为：立法性会议、决策性会议、党务性会议、行政性会议、群众性会议、征询性会议、显示性会议、交际性会议等。
　　2、依据会议的内容进行分类，可分为：综合性会议、专业性会议、专题性会议、咨询性会议。
　　3、依据会议的方式进行分类，可分为：常规会议、现场会议、电话会议、电视会议、广播会议、计算机会议等。
　　4、依据会议的规模进行分类，可分为：特大型会议、大型会议、中型会议和小型会议。
　　5、依据会议的周期情况进行分类，可分为：定期会议、不定期会议和临时性会议。
　　三、会议的功能和作用
　　（一）会议的决策指挥功能
　　会议是通过民主做出决策的一种重要手段。决策功能是会议活动的基本功能，是会议活动在最初出现时就相伴而生的第一功能。随着社会的不断发展，特别是人们的社会和生产活动进入了高度专业化和高度综合化的阶段，在国家管理活动中，行业与行业之间、部门与部门之间的联系比历史上任何时候都更加紧密、更加重要，在这种情况下，会议的功能更是不断的得到充分的体现。按照管理科学化的要求，在全部会议活动当中，有70%的会议应该是用来解决“干什么”和“怎么干”这类问题的，是具有决策指挥功能的会议。所以，会议是决策的重要形式，决策指挥是会议的基本功能。会议的决策功能在实际运用时，要同时受两个因素的制约：一是会议所决策的对象必须在会议的职权范围以内，即会议只能决定有权决定的事项，如超出会议的职权范围，会议则不能行使决策功能；二是会议在行使决策功能时，必须获得法定人数的认可。
　　（二）会议的分权功能
　　会议的分权功能就是通过会议的形式，把一个问题交由多数人共同讨论，共同决定。在现代社会里由于人民赖以生存的社会环境和认识对象日益复杂和富有多变性，使人的负担加重，要认识和解决一个问题的方法和主意很难集中在一个人的脑子里，只有吸引更多的人参与，由大家共同努力才能完成。这样就需要通过会议的形式，把特定的权力（如表决权、表达权、选举权）交给每一个参加会议的人，以便让大家对所研究、所决定的问题共同发表意见，共同承担责任，共同行使参与和控制的权力。
　　（三）会议的交流功能
　　会议的交流功能就是在会议进行过程中，与会人员相互之间通过直接地交换意见，实现相互间信息的瞬间共享。人们在会上进行交流可以一改在个别交谈的情况下信息呈单线传递的情形，而使每个讲话人的信息传递模式都呈辐射状，既提高了信息传递的时效，也避免了因多次传递所可能形成的误差。通过互相交流，可以是每个与会者跳出自己在多方面已有的定势，互相启发，互相了解，以便从一个新的、更广阔的角度来思考问题。所以，在会议之上所进行的交流活动，既是一种信息传递和共享的过程，也是一个有效的智力开发的过程。除此之外，会议的交流功能还有一个很重要的方面，就是可以增进人们在感情方面的交流。社会心理学的研究成果表明：人们相互之间感情的密切程度，一方面取决于彼此态度（价值观）的相似，另一方面还取决于相互间的接近性和交往的频率。会议活动在这方面恰恰能满足人们的要求——通过会议上的交流，既可以使众人达到对某一问题在态度方面的接近，又可相聚在一起共同讨论同一个问题，这无疑又在空间的接近和增加交往频率方面得到了极好的体现。在这方面，会议的功能是其他任何形式都难以比拟和取代的。
　　（四）会议的协调功能
　　会议的协调功能就是通过会议消除与会人相互之间的差异，并在共同的目标指导之下，达到认识的统一和行动的一致。人们的社会实践活动（特别是在今天）已不表现为个别人的行动，而是千千万万的人为了一个目标所共同进行的实践。所以，就需要通过适当的方式，把人们的许多不同的认识和行动通过协调，使之以“共识”和“合力”的形式表现出来。在这方面，会议恰恰可以显示其独到的作用。会议在进行协调时，并不排除不同意见，也正因为有不同的意见，会议的协调功能也才能得到更加充分的体现。在会议上，大家为了一个共同的目标开诚布公，求同存异，从而达到步调一致，众志成城，将原本是个别的、分散的行为最终形成为一股强大的、定向的影响和改造社会的物质力量。
　　（五）会议的显示功能
　　会议显示功能的具体体现就是通过会议活动本身，通过会议的形式、声势、口号和宣言等来显示会议主体的政治取向、价值取向及感情取向。在实际工作当中，凡是具有显示功能的会议，会议本身既不是要做出任何决策，也不是要传达文件或征求什么意见，而是借助于会议的形式公开向社会表示会议的组织者和参加者的价值或感情倾向，如赞成什么，反对什么等等，并借会议的形式扩大影响，造成声势。正因为如此，大凡具有显示功能的会议，大多是有较多人参加的大会。声势规模都比较大，多则可达上千甚至上万人。平时常见的诸如表彰会、庆祝会、纪念会、欢迎会、声援会等会议，即属这种集中体现显示功能的会议。
　　（六）会议的晓谕功能
　　会议的晓谕功能就是在会议进行过程中，由会议组织者或由会议组织者指定的人员直接向与会人告知有关的内容，使与会人变不知晓为知晓，从而在一定程度上消除原有的对某些问题的不确定性。在实际工作当中，人们经常使用的诸如传达文件、布置生产计划的会议以及报告会、新闻发布会等，就是具有晓谕功能的会议。通过会议的形式，就有关的内容直接向与会者告知，其结果比逐级传达、文字传递更及时迅速。同时，在会议上的传达、报告，通常都是由那些具有特定身份的人进行的，因而给人一种不容置疑的感觉，较之于其他口头传达的形式更具有权威性。除此之外，传达或报告人还可同时就有关的问题做出一些必要的提示、说明或强调，这样还可使会议晓喻的内容更易于被与会人所接受，从而收到更好的效果。
      第二节　会务工作的内容
      会务，即会议事务，是指会议从筹办到结束的整个过程的各项服务事项。会务工作是会议活动的重要组成部分，是为会议活动按计划、有秩序地顺利举行而进行的全过程服务。会务工作的大部分由会议秘书处协助承办。
　　在实际工作当中，召开一个会议所进行的各种组织和事务性工作统称为会务工作。在会议活动当中，随着会议形式和内容的不同，会务工作的内容也各不相同。如果按时间顺序来划分，会务工作可分为：会前筹备工作，会间组织工作和会议善后工作；如果按会务工作的类别来划分，又可分为：会议组织（秘书）工作、会议文书工作、会议宣传工作、会议安全保卫工作和会议生活服务工作等。具体操作起来，若要召开一个会议，其会务工作通常要有以下各项，如确定会议议题，确定出席范围，落实会议承办人，落实会议经费，办理会议报批，制订会议预案，起草和印刷会议文件，安排会议日程，预定会议场所，准备会议用品，发出会议通知，接受会议报名，搞好会议接待，做好与会人员食宿安排，布置会场，会议现场服务，会议安全保卫，会议签到，会议记录，编写会议简报，会议值班，会间活动，会议的交通管理，会议的卫生管理和财务管理，撰写会议纪要，会议总结，安排会议人员离会，会议决定的传达与交办，会议决定的催办，会议文书的立卷归档等。
　　总之，会务工作决定着会议的直接成果与效果。如有些会议组织的非常周密成功，会议的与会人员就会感到满意，会议就充分表现出了积极的功效，反之，如果会议组织的漏洞百出，与会人员怨声载道，会议就难以进行，会议的成果则更无法让人满意。因此，会务工作是整个会议组织工作的重要环节，直接关系到会议的成果，会务工作人员必须严格地按照会议主办者或会议主持人的要求，一丝不苟地做好每一项工作，确保会议开得圆满成功。
      第三节　会务工作的原则
   　为保证会议活动达到预期的目的，要求会议主办者在筹备和召开会议的过程中应遵循一些会务工作的原则。
　　一、整体性原则
　　会议活动是一种典型的群体活动，是一个由诸多人为因素同时聚合并相互作用的复杂过程。作为会议组织者或会议主持人，要想通过有效的组织把所有与会议活动有关的因素有机地结合在一起，从而形成一个为所有与会人员所期望的过程和功能输出，圆满地完成会议预定的任务，就必须具备整体思维的能力，为会议建立起一个具有整体性特点并能运转自如的组织工作系统。要召开一个会议，不管会议的形式内容怎样，都有许多方面的工作要做，特别是一些大型会议的组织工作，其情形就更为复杂，除了要做好会议本身的组织工作以外，根据会议活动的需要还要和公安、交通、警卫、新闻单位等方面发生联系。一是会议组织者必须具有整体观念，具有统揽全局的能力，在会议组织工作中，能在首先做出整体设计和部署的基础上考虑和安排具体工作，避免那种见“树”不见“林”，只偏重于某一项工作的做法。二是会议组织者除了对会议的全部组织工作要做到统筹规划、分工明确以外，还要特别注意和强调各个方面在整体目标一致的前提下的协同配合，不允许任何不顾整体需要，强调分工而拒绝配合的现象存在。三是会议组织者除了要做好对会议本身的组织以外，还要能够处理好与会议活动有关的其他各种社会因素，以免顾此失彼，造成不良的社会效果。例如，不能只考虑对会议的气氛和规格而忽视了政策界限，不能只考虑对会议的广泛宣传而忽视了会议的保密工作等。为了保证在会议活动中能有一整套符合整体性原则的组织工作，通常在组织一些大、中型会议时，会议主办者都要吸收所有与会议组织有关的部门的负责人参加大会的组织工作机构，并按照会议的统一的要求，各方分兵把口，协同配合，从而使会议组织工作自始至终显示出有条不紊的工作秩序和强有力的整体功能。
　　二、动态性原则
　　会议组织是一个动态管理过程，在这个过程中，会议组织者既要面对和处理许多确定因素，又会遇到许多随机因素。因此，要想成功的组织一个会议，也必须适应这个动态过程，并使会议的全部组织工作显示出动态管理的特性。会务工作动态性原则要求会议组织者对会议的组织既要符合整体性的原则，同时，又要把会议的全部组织工作放到一个或多个并列的时间上去认识，在动态中去预见和解决所出现的或可能出现的问题。实践证明，在实际的会议活动中，如果不把会议的组织工作视为一个动态过程，有些问题是很难被发现的。会务工作动态性原则要求会议组织工作也必须同时间一样是流动和连贯的，在会议进行的每一个时间段上都有与之相对应的会议组织工作。在一次会议召开之前，会议组织者应设想在各个环节上可能出现的问题，并采取相应的措施，以使会议组织工作万无一失。
　　三、时效性原则
　　会务工作时效性原则突出强调的是：会议组织者在会议活动的任何一项工作做出布置时，必须同时明确开始和完成此项工作的时间。在会议组织工作中，任何一项具体的工作都不是孤立存在的，而是与会议活动中的其他工作互相联系、互相影响和互相作用的，更何况会议活动是在预定的日期和在限定的时间内进行的，所以，这一切都要求会议工作人员在会议组织工作中特别要强化时间观念、时效观念，全部工作必须在规定的时间开始和完成，不然，由于某一项工作的拖沓，就可能招致整个会议组织工作受到影响，甚至致使会议延期。为保证会议组织的各项工作的时效性，作为会议的组织者，首先要运用统筹学的方法，把会议的全部组织工作在同一个时间轴上展开，根据各项工作相互间的时空关系，依次排出各项工作的次序及开始和结束的时间。除此之外，在会议进行过程中，还会遇到一些临时增加的工作，但即使对这些工作临时做出安排时，也要对其完成的时间做出明确的规定。强调会议组织工作的时效性，还要在会议活动中，选派那些时间观念强、工作熟练的人员参加会议的组织工作，坚决摒弃那种时间观念淡薄，不按规定时间完成工作的做法，从而使会议组织的各项工作都可按预定的计划进行。
　　四、超前性原则
　　会议组织工作的超前性原则就是强调会议各项组织工作的计划性，即尽可能做到事事有计划，凡可提前做的，都提前做好准备。同时还必须使会议组织工作的计划具有预后性，是指在计划遇有变化时必须有应变措施，有补救的手段。一个计划制定的再严密，执行起来也难以做到一成不变。所以，为了使会议组织工作的超前性切实得到保障，在做计划时，对每一个内容都要考虑，并根据可能出现的情况准备应付变化的第一套或第二套方案。如果没有应变措施，遇有变化便无可奈何。如果在组织会议时，既做了计划，又有相应的预后措施，那么，对会务工作中出现的新问题便能应对自如。
      第四节　会务工作的要求
　　正是因为会议组织工作对于会议活动来讲有着特别的重要性，并有一些需要特别依循的工作原则，所以，人们为保证会议活动的正常进行，为保证会议的效率和质量，对会议的组织工作也就有了一些特定的要求。
　　一、准备充分
　　会议活动是由多人（有的甚至是成千上万的人）共同参加的种群体性活动。会议组织的所有工作都是直接和同时面对许多人的，若出现纰漏常常都是当场“曝光”，除了直接影响到会议的正常进行不说，还往往会产生难以挽回的影响。因此，任何会议无论规模大小，都要做好会前准备工作，准备工作必须要有详细的具体计划，这是保证会议顺利进行的首要前提。对会议组织工作来讲，准备充分是指对会议全过程的组织工作都要准备充分，要尽可能把所有问题都解决在会议召开之前，宁可推迟会期，也不要仓促开会。
　　二、组织严密
　　组织严密是会议得以顺利进行的保证。组织严密是指整个会议系统能形成一个灵活畅通、操纵自如的整体。其主要包含有三方面的内容：一是政策落实，即会议目标的提出和各项会议内容必须符合党和国家的各项方针政策，符合本组织整体管理目标。在会议活动中，不能出现违背党和国家的方针政策，违背组织管理目标的做法，以免对社会、对本组织产生负效应。二是人员落实，即与会议活动有关的每一项组织工作、每一个工作环节都要有专门的人员来做，责任到人，并要求明确。三是时间落实，即对会议的每一项组织工作开始和完成的时间都做出明确规定，并在完成过程中定期检查监督。
　　三、服务周到
　　会议的服务工作也是会务的主要工作之一。作为会议组织者对会议期间与会人员可能遇到的情况都要尽量考虑周全，不要怕麻烦。在会议所提供的常规服务以外，对一些有特别需要的与会人员，在政策和实际条件允许的情况下，也应尽可能满足，以保证与会人员能以良好的精神和身体状态，参加会议的各项活动。对难以解决或一时难以解决的困难，要耐心向有关人员解释清楚。
　　四、确保安全
　　这是会务工作的一项基本要求。确保会议活动的安全包括两个方面的内容：一是保证会议各种文件、资料的安全，一些有特别保密要求的文件，要制定出相应的保密纪律，不能出现丢失和随意扩散的情况；二是人身安全，特别是在有较高级别的领导人员参加的会议，就更需要有特别的安全保卫措施。除此之外，在会议期间，如何保证与会人员在饮食卫生、医疗保健、外出交通和个人贵重物品的安全，防止出现意外，也是需要会议组织人员认真考虑，严格防范的，切不可存在一丝一毫的侥幸心理。
　　五、讲究效率
　　会务工作的时效性非常强，它要求参与组织和服务于会议的工作人员在一定的时间内必须完成一定的任务，否则就会影响整个会议的进程，严重的还会造成恶劣的影响。因此，会前应该准备的工作，必须按时、保质保量的完成，会间的各项服务工作也要讲究效率，确保会议质量。会议的善后工作虽然在会议结束以后进行，但并不意味着可以无限拖延，如果效率不高，时间过长，也会影响到会议精神的传达、贯彻和落实，同样会影响会议的效果。

第五节　会议的组织程序

　　会议的组织程序有多种多样，根据会议的规模、形式、所要达到目的采用不同的组织程序。但通常有以下内容：
　　一、会前的准备工作
　　（一）制定会议方案
　　制定会议方案就是根据会议要解决的问题和会议目标，对计划召开的会议所做出的总体性规划。制定会议方案的工作，通常由承担会议前期准备工作的部门办理。会议方案属会议工作文书，一般仅涉及会议活动的一些最基本的内容，如会议因由、会议目的、会议方式、会议议程、会期、与会人员的身份特征、计划与会人数、会议预计总费用和开支办法等。制定会议方案应遵循如下两个原则：（1）合理原则，即会议主办者对会议方式、规模、会期、会议经费的数量和开支办法的确定必须合理，必须和会议主办者的身份和职权相适应；（2）节俭原则，即在满足会议活动的基本需要的同时，尽可能减少会议投入，少花钱，多办事，杜绝各种铺张浪费。
　　（二）会议经费预算
　　会议经费预算是会议主办者就计划召开的会议活动的支出（和收入）情况所做出的计划。在会议活动当中，会议经费预算是会议主办者获得所需的经费和会议财务管理工作的一个重要程序。会议经费预算应根据会议的规模、方式、会期和特定的标准列出有关专项费用和总费用的数额（如会议活动带有赢利的性质，还应按照有关的规定，列出预计的各项收入和总收入的情况）。在做出会议经费预算时，对会议所需支出的各项费用，通常按以下几个专项开列与计算，这就是：文件印刷费、交通费、公杂费、住宿费、伙食补助费、医疗费、专项活动费和无收入者与会费用等。会议经费预算做出后，应上报上级领导和财务主管部门。编制会议经费预算是会议组织（筹备）当中的一项重要工作，在这项工作中应特别注意以下两点：第一，要严格遵守财务制度，不能以任何借口或名义，将一些超出会议活动范围以外的，违反财务制度的费用（或收入）列入会议预算之中；第二，如实列报，即使是属于会议的合理支出（或收费）项目，也应从严掌握，精打细算。
　　（三）会议报批
　　会议报批是会议组织者对计划召开的会议办理请示和批准手续的过程。在实际生活当中，任何一个部门凡计划召开一个会议，当这个会议达到一定规模时（人数、会期、费用等），就要按照规定，向上级领导机关做出请示，只有在上级机关批准之后，会议活动才可按计划举行。凡需履行报批手续的会议，要在文书请示中写明计划召开会议的理由、目的、任务、会议方式、参加人数、会期、会议地点和所需费用等情况。除此之外，如还有需向上级机关说明和需要有关部门给予特别关照的情况，也应在请示中一一写明，以便于在获得上级机关批准后开展工作。
　　（四）组建会议机构
　　在实际工作当中，有两种形式的会议工作机构，即会议常设工作机构和会议临时工作机构。会议常设工作机构是为安排领导机关日常的会议所设置的工作机构，如在一些办公机构内部设立的会务处、会务组一类的部门。会议常设工作机构的职责就是为领导同志安排、承办一些日常的办公会议、例行会议和小型会议。如遇主办或承办的较大型会议，也多由这些常设机构的人员作为骨干，组成会议的临时工作机构。会议临时工作机构是为筹备和组织特定会议而临时组建的工作机构，常见的“××大会组织委员会”、“××会议筹备组”、“××会议秘书处”等就是这种临时的会议工作机构。
　　根据会议的方式和规模不同，会议临时工作机构的组建常有三种不同的形式。
　　1、会议三级工作机构。会议三级工作机构是大型会议的筹备和工作机构类型。内部是由三个级别的机构所组成的，这就是：大会组织委员会──大会组织委员会办公室──各职能处（组）。大会组织委员会是大会组织工作的最高权力机构，有权决定大会组织工作当中的一切重大事宜；组委会办公室是组委会的办事机构，负责对组委会决定事项的办理，作为中介机构，将会议组织工作的有关事宜分解到各个职能处（组），并对各职能处（组）的工作情况进行必要的协调；各职能处（组）的工作则是按照分工和组委会办公室的布置，具体从事对大会的各种事务性工作的办理。在这种三级工作机构中，组织委员会的负责人即是大会负责人，办公室负责人即是组委会组成人员，各职能处（组）的负责人也应是组委会办公室组成人员。
　　2、会议二级工作机构。会议二级工作机构是中型会议的筹备的组织机构类型。内部是由二级工作机构所组成，即会议秘书处──各职能组，如秘书组、宣传组、保卫组、会务组（后勤组）等。
　　3、会议一级工作机构。会议一级工作机构是小型会议的工作机构类型。这种形式的会议工作机构一般只有秘书组这样一级办事机构，由于会议的规模比较小，工作量少，通常由会议领导指定有关人员负责，再根据会议组织工作的内容配备适当人员。然后，各负其责，共同完成会议的筹备和组织工作的有关事宜。
　　（五）制定会议筹备方案
　　会议筹备方案是全面反映会议活动的会前、会间和会后的各项工作并对每一项工作的起止时间和承办者做出明确规定的文书，属会议事务性文书的一种。会议筹备方案是会议组织者合理安排会议各项筹备和组织刁二作的依据。其要求是：（1）全面。即会议筹备方案对与本次会议活动直接相关的所有工作必须全部覆盖，防止因对会议筹备和组织的某些工作没有被列入筹备方案，而使会议活动在进行过程中出现漏洞，使会议难以达到预期的目的。（2）明确。即对每一项会务工作的形式和内容都要明确和准确的表述，并落实到人，如需多人合作完成，在其中应指定一人牵头负责，同时提出明确的时间和质量要求。（3）有序。在指定会议筹备方案的过程中，对会议各项会务工作的安排，要运用科学的方法，合理安排，使各项会务工作之间体现出一种最佳的组合，使会议的组织工作体现出最佳的有序状态。会议筹备方案制定出来以后，经会议领导人员或领导机构批准，在会议工作机构和负责人的组织、协调之下，参与会议筹备和组织的各个方面的工作人员都应按会议筹备方案的安排和规定，共同遵照执行。
　　（六）确定会议议题
　　会议议题是提交会议讨论和拟决定的问题，属会议活动的基本要素之一。会议议题是和会议主办者和会议召集者的管理活动直接相关的问题。会议议题的确定反映了会议主办者和召集者的管理对象、管理幅度和单位时间内的工作重点，是会议活动在准备阶段的一项重点工作。在确定会议议题的过程中必须遵从以下三个原则：（1）必要性。按照此原则，一是会议对该问题的讨论必须进行；二是对该问题的讨论必须立即进行。对不应该或不必要进行讨论的问题要坚决将其排除在会议议题范围之外，以保证会议对每一个议题的讨论都是必要的，使与会者能够把主要的精力集中于最重要和最紧迫的问题上，以避免让那些没有必要性的问题分散精力和占用会议时间。（2）明确性。一是表述要简洁明了、准确，突出主题。二是准备要充分，在作为会议议题拟提交会议时，还要同时提交与此议题有关的一些材料（如背景材料、辅助材料等），以便让与会人在讨论和决策时参考。（3）规范性。凡拟提交会议讨论的问题，必须是在会议的职权范围以内，是会议有权做出决定的事情，既是需要解决，也是会议能够解决的问题。该原则强调的是，会议主持人和会议工作人员应十分清楚会议的职权范围，不研究和决定超出本会议职权范围的问题。
　　（七）拟定与会人员建议名单
　　拟定与会人员建议名单就是会议秘书人员根据会议议题的需要所提出的、供会议主持人确定出席会议人员时所参考的名单。在所有的会议活动当中，不管与会人员的身份如何，都可以将他们划分为法定与会人和指定与会人两种。法定与会人是其所对应的会议活动的法定的参加者，没有特殊情况和不经过特别的程序不能取消其参加会议的资格，所以，这部分人员不在“建议”之列。拟定与会人员建议名单的工作主要是针对“指定与会人员”。拟定与会人员建议名单的工作必须遵循以下三个原则：（1）建议名单中所列人员必须是和本次会议的议题直接相关者；（2）建议名单必须在会前及早提交给会议主持人，并就“建议”的理由做出必要的说明；（3）对与会人员建议名单的最终确定者是本次会议的召集人或主持人。除此之外，作为会议秘书人员不可擅自指定与会人员，随意扩大和缩小由会议主持人所确定的出席范围。对因故没有通知到或因故不能到会的人员，会议秘书人员要向会议主持人做出报告并说明原因。
　　（八）发出会议通知
　　发出会议通知就是由会议组织者将即将召开的会议的基本情况、需与会人员提前了解的事宜告知有关方面或个人的行为过程。在实际的会议活动当中，当会议的主办者（或召集人）确定开会，并将会议的形式、内容、与会人员等基本情况决定下来以后，会议工作人员就要提前就以下内容向计划与会人员进行告知：包括会议名称、时间、地点、范围、与会人员须知、报到入场凭证、会议主办单位和联系人姓名、电话等。会议通知也是多种多样的。如按形式可分为口头通知和书面通知；按作用可分为预告性通知和正式通知。
　　1、会议口头通知
　　会议口头通知是会议工作人员以面对面的口头通知和电话通知的形式告知通知对象的会议通知形式。在实际工作当中，部门内部的会议或具有直接通话条件的多采用这种形式进行会议通知。口头通知的可取之处是直接、简便、迅速；可能出现的问题是：其一，发出通知的人口头表述不清，易使被通知者理解产生歧异；其二，通知一下难以到位，造成会议通知事实上的不到位。对此进行弥补的措施是：在进行口头通知之前，最好将通知的内容拟出简要的文字稿，然后照本宣科，以准确无误，并建立会议通知登记簿，注明受话人姓名和时间，并随后查问，以确保通知到位。
　　2、会议书面通知
　　会议书面通知就是以书面文字的形式所进行的会议通知。会议书面通知由标题、受文者、通知内容和落款四部分所组成。被通知者既可以是一个部门，也可以是个人。在会议通知内容的部分，要写明所召开的会议名称、时间、地点、参加人、须知事宜和联系办法、联系人等。若会议在到会凭证、准备和携带有关材料及交通等方面还有特别的安排或要求，也应在书面通知中一一说明。通知落款包括发文单位加盖的印章和发文日期。如果会议另有作报名和了解与会人相关情况之用的“回执”，亦可附于会议书面通知之后，一同发出。会议书面通知除具有正规和庄重的特点之外，还具有备忘和作为会议入场凭证的作用。
　　3、会议预告性通知
　　会议预告性通知是会议组织者提前将会议的概况告知通知对象，使其及早了解会议的有关情况和为会议做出必要的准备的通知。在实际工作当中，需要提前发出预告性通知的会议，一般是需要与会者向会议提交有关材料的会，如需向会议提交论文、书面意见或经验介绍材料等。如果没有预告性通知，会议组织者只在会前作一次性通知，则会使与会者感到措手不及，仓促准备，从而难以保证会议的质量。
　　4、会议正式通知
　　会议正式通知是在会议各项准备工作已基本确定和完成以后，对会议预告性通知的内容予以正式确认的通知。在会议活动中，会议的正式通知还常常被作为与会者报到或入场凭证。
　　5、会议通知回执
　　会议通知回执是会议组织者向通知对象发出通知时，要求对方就有关情况做出回复的登记表，属于会议事务性文书之一。回执通常与会议预告性通知一同发出。回执的内容一般是请被通知对象对是否同意参加会议、计划参加会议人员的姓名、性别、年龄、民族、职务（职称）及计划乘坐的车、船、航班等提前告之，以便会议组织者早做出安排。在发出会议通知时，要特别对回执最迟返回的时间做出规定，如果被通知对象届时不将回执返回，会议组织者即可将其视为不参加会议的一种表示。
　　（九）会议报名
　　会议报名是拟参加会议者在接到会议通知以后，通过特定的方式向会议组织者表示同意参加会议的行为过程。会议报名的作用是使会议组织者对未来参加会议的人员情况提前了解，以便及早做出相应的准备。会议报名的方式主要有三种形式：（1）口头报名；（2）信函报名；（3）回执报名（即将会议通知回执按照要求逐项填好回寄给会议组织者）。会议报名与会议报到不同，会议报名只是被通知者所做出的一种意向表示，但并不表明其最终一定能参加会议，如果在会议实际召开之前已报名者另有变化，还可报告或通知会议组织者，并撤消原有的报名。
　　（十）进行会议编组
　　会议编组就是将与会人员分作不同的活动单元的做法。在实际的会议活动中，凡需要安排讨论或进行分散活动的大、中型会议，一般都要对与会人员分别编组。进行会议编组的方法通常有三种：（1）按地域编组。这种方法是将处于同一地域的与会人员编入同一组，各级人民代表大会以各区域代表团分别编组即是此种方法的具体体现。（2）按行业编组。即相同或相近行业、职业、专业的人员编入同一组。（3）综合编组。为了便于与会人员之间的交流，便于取长补短，有意打破地域和行业的界限，将不同地域、不同行业和不同社会身份的人员编入同一组。总之，不管是哪一种编组方法，作为会议编组所应遵循的原则主要有两个：第一，便于会议的活动，便于交流；第二，便于与会人员相互之间的“互补”。
　　（十一）撰制会议材料
　　会议材料是会议目的、会议内容和会议成果的直接体现。会议材料的撰制是会议组织当中的一项重点工作。会议材料是指整个会议过程中所需要的有关文字材料，这里所说的会议材料的撰制，主要是指会前所做的材料起草工作。在会议活动当中，有些会议所形成的特定文书虽然是在会间通过的，但实际上却是在会前成文的，在会议召开以后，以“讨论稿”、“未定稿”或“草案”的形式提交会议，提请会议审议和通过。需在会议前起草、成文的会议文书通常都是些比较重要的、集中体现会议主旨的文书，如会议开幕词、会议宣言、会议文件等。围绕会议材料的起草需做的工作有：确定会议材料的主题；组建会议材料起草班子或指定起草人员；起草人员围绕会议文书的主题查阅有关资料或进行必要的调查研究；将起草的文稿提交会议领导机构或负责人审阅；审议通过后，再行编号、印刷、分装，提交会议。
　　（十二）安排会议日程
　　会议日程是会议的各项活动在会期以内的每一天中的具体安排。在会议日程当中，会议组织者将会议的各项活动按上午、下午和晚上逐日列出，使会议期间的所有活动都有准确的时间相对应。会议日程属于会议事务性文书的一种，是与会人员参加会议的各种活动和会外人员了解会议情况的重要依据。会议日程必须在会前发到与会人员手中，具体方法，既可在会前向与会人员邮寄，也可在会议报到时连同会议文件一起发送。会议日程的编排，有文字形式和表格形式两种，并以表格的形式最为多见。
　　（十三）会议的宣传工作
　　在会议计划中应明确安排好有关的宣传报道工作。使会议达到举行一次、影响四方的效果。这也是现代会议的一个特别功能。
　　（十四）购买会议用品
　　所谓会议用品，一般是指在会议进行过程中供与会人员和会议工作人员使用的办公用品。如文具、纸张、簿册、记录材料（录音带、录像带、胶卷等）、布置会场用品、纪念用品和接待会议来宾的用品等。会议用品多属于一次性使用的小件物品，一些大件和耐用的办公用品、器具等则不包括在此列。购买会议办公用品所需费用在会议经费预算中专项列出并专款专用。
　　（十五）预定会议场所
　　要开会就要有开会的场所。在实际生活当中，由于会议的种类是多种多样的，用于召开会议的场所也是多种多样的。如根据会场的功能和外部特征，可分为：固定会场、临时会场；室内会场、露天会场；大型会场、小型会场；专用会场和多功能会场等。对一些专用会议场所（大礼堂、电话会议室和一些具有特别用途的会议室）的预定比较简单，因为只是开会不住会，因而只要会议场所的容量适当，提前预定，届时按时间单元使用和交付场租即可。如是召开需要住会的会议，其会议场所的预定就相对复杂些：第一，要求会议场所应同时具备开会和住会的设施。即具有开会、住宿、用餐、通讯、安全和卫生等条件，并符合方便会议，能满足会议的各种活动需要的原则；第二，提前预定。使提供场所的一方提前安排，以保证会议如期使用；第三，严格掌握会议接待标准。要根据会议规格、会议经费预算和国家的有关规定，确定适当的接待标准；第四，取得会议设施提供方的多方配合。搞好与会议设施提供方的合作，也是保障会议的一个很重要的方面。
　　（十六）会场布置
　　会场布置就是根据会议的形式和内容及会议领导者的意图，在会场现有条件的基础上，对会场做出必要和适当调整的工作。依据会议的形式、内容、要求及会场的条件不同，会场布置的方式和内容也是多种多样的。但无论会议规模大小、会场的设施如何，作为会场布置的内容主要有三大类：
　　主题性布置就是为了显示会议主题所进行的布置。会场的主题性布置的内容包括会标、会徽、台幕、会场标语及主席台和会场布局等。它体现着会议的名称、标志、会议主题和会议组织者的意图，是会场布置的最主要的部分和重点。在实际的会议活动中，切不可忽略对会场内坐席布局的设计与摆放，若对会场坐席摆放的合理，能够满足与会人员特定的心理需要，可以对会议的成功产生很重要的、很微妙的作用。
　　附属性布置是为了保证会议的正常进行和取得满意的效果而进行的一些必要的设备、器材的安装。在实际的会议活动中，凡大型会议和一些具有特别内容及要求的会议，在对会场进行了一些主题性的布置之后，还要对会场内的扩音、录音、照明、投影、幻灯等设备和器材进行安装、调试和布置。会场的附属性布置，并不是所有的会议都要做的，这要根据会议的形式、内容和会议组织者的要求和会场内的现有条件确定。
　　装饰性布置是对会议的场所进行的，装饰性布置并不是会议活动的必要条件，因而也不是每一个会议都要完成的。会场的装饰性布置，仅仅是那些为装饰会场，渲染特定的气氛所进行的布置，通常是指用旗帜、花卉、灯饰、工艺品陈设等，对会场所施加的装饰。在实际的会议活动中，对会场进行装饰性布置，一般是对会议的现场气氛有特别要求的会议，如一些庆祝会、表彰会、联欢会、纪念会等。
　　（十七）会场布局
　　会场布局就是会场内可供与会人员就坐的坐席的摆放形式。会场布局是显示会议的功能和主题的一个很直观、很重要的方面。在会场内，与会人坐席的不同摆放形式，具有着不同的含义和象征。在设计会场的布局时，在从场地的实际情况出发的前提之下，应尽量做到与会议的主题相一致。在安排会议时，会场布局因会议的形式、内容、会议场所的实际条件不同而有各种各样的可供采用的方案，究竟采用哪一种方案，会议工作人员可提出建议，最后由会议领导机构或会议主持人确定。
　　（十八）会场座区
　　会场坐区是会议组织者出于特别的需要，在会场内为不同的与会人员划定的不同的就坐区。划分会场就坐区的方式，依据会议的形式、内容和会议场所的条件不同而有多种多样。常见的有以下三种：（1）以参加会议的人员所在的区域、组织、部门及所组成的代表团（组），来划定坐区；（2）按照与会人员在会议中的不同身份来划分坐区，如将不同的坐席分作“正式代表席”、“列席代表席”、“特别代表席”等；（3）将会场分作前区、中区、后区或1区、2区、3区等，甚至还可以根据入场券的颜色来划定坐区，如将会场分作“红票区”、“绿票区”、“黄票区”等。在划定会场坐区时应特别注意：一要便于会议进行工作，二要便于与会人员识别和就坐。
　　（十九）主席台座次
　　会议的主席台是会场内与会人员视线投向最集中的地方，在主席台上就坐的大都是本次会议的领导，所以，对主席台就坐人员座次的排列常常成为人们关注的对象。为了保证对主席台就坐人员座次的排列准确无误，就必须遵循一些相应的规则。这些规则是：以台上就坐的最高领导人居中，然后，依先左后右的次序向两边顺延。如果主席台上有多排坐位，后排坐位也是如此排列。如果是报告会或联系会，主席台的坐次一般是采取报告人和主办单位负责人相间排列或联席的各单位负责人相间排列的方法进行安排。
　　（二十）制作会标
　　会标是显示会议名称的标志，在会场中布置于与会议主席台处于同一方位的适当位置，属于会议场所的主题性布置项目之一。在中国，会议的会标通常都以红布横幅做底衬，其制作方法主要有三种：其一，选用适当规格和颜色的纸张，用广告色书写，随后将书写有会议名称的纸张均匀地排列并固定于横幅之上；其二，按照适当的规格，将会议名称的每一个字用铅笔在白色（或黄色）脚板纸上打出草稿，随后用剪刀（或刻刀）沿字的外缘剪下（或刻下），并整齐均匀地将剪下的字排列固定于横幅之上；其三，请美术公司或装饰公司用电脑等专用设备按照设计的规格要求，选用颜色适当的不干胶纸将字刻制好，然后均匀地粘贴在横幅上。在书写会标时，每一个字的规格，根据主席台的台口宽度和会议名称的字数确定。
　　具体方法可按下列公式进行：会标每一个字的规格＝（台口宽度－间隔）÷（字数＋2）
　　例如：一个会议主席台的台口宽度为10m，会议名称为11个字，计划每字间隔为0.1m（10个间隔共计1m）。这样按以上公式计算出的会标上的每个字的宽度就为（10－1）÷（11＋2）＝0.70m。
　　（二十一）制作坐签
　　会议坐签是在会议的各席位上标明就坐人姓名的标签。会议坐签一般是为主席台就坐人员、为一些有较高级别的领导人员参加的会议及各种宴会、招待会标明坐次、引导与会人员就坐时使用。常用的坐签有两种形式：一种是三棱形，一种是卡片形。三棱形坐签是用硬质材料做成的三棱柱体，平放于桌上，在裸露的前后两面写上就坐人的姓名即可。卡片形坐签是一种最为简单的坐签形式，多在一些宴会或招待会上被采用。此种坐签是用卡片纸做材料，按适当的规格剪出一长方形，然后再将一端剪成锥形，将锥形部分后折90°，平放于桌上，写上就坐人的姓名即可。
　　二、会间的组织和调度工作
　　（一）会议报到
　　会议报到是与会人员在规定的时间内向会议工作机构作已到达开会地点的报告。会议报到是会议组织工作和与会人员参加会议活动的一个必要程序。与会人员在办理报到时，应出示会议所规定的身份证明、报到凭证一类的材料（如身份证、工作证、介绍信、会议书面通知等），并按照会议组织者的要求进行相应的登记。会议组织者在证实了报到者的身份之后，即可向其发放会议文件、会议证件和会议所需的票券、用品等。
　　（二）会议服务
　　会议服务是指在会议进行期间，在会议住地和场所为与会人员所应提供的各项服务。会议服务主要分以下几种形式。
　　1、会议生活服务。
　　这主要是指对需驻会人员提供的服务，在实际工作当中，会议生活服务方面很多。从表面上看，会议的生活服务和会议内容、会议目标不属同义，但它确实是会议组织工作的一个很重要的方面，对会议的进行和会议的成功起着重要的保障作用。会议生活服务的项目和标准，因会议的组织者为会议所确定的接待标准和住会设施的条件不同而各有差异，但就一般而言，会议的进行如若采取住会的形式，作为会议的组织者通常要对以下各项做出计划并协同有关方面做出周密的安排：（1）住宿服务；（2）膳食服务；（3）交通服务；（4）个人卫生及环境卫生服务；（5）医疗保健服务；（6）邮政通讯服务；（7）文化娱乐服务；（8）购物服务等。由于会议的生活服务工作头绪多、工作量大，加之和每个与会人员的住食行医直接相关，所以，除做到热情服务以外，还必须要周到严密。为此，凡是以住会的形式召开会议时，都要成立会议生活服务机构（如生活服务组、会务组或后勤组等），专门负责此项工作。
　　2、会议特别服务。
　　会议特别服务是在会议进行过程当中，除会议统一向与会人员提供的各项服务以外，对一些具有特别要求的与会人员所提供的特别关照项目。会议的特别服务通常有以下各项：（1）向具有特别需要的与会人员提供特别的接送服务；（2）对在饮食方面有特别要求的与会人员提供特别用餐服务；（3）对具有特别需要的与会人员提供特别购物服务；（4）对特别与会人员的随员和家属提供观光游览服务；（5）对特别与会人员寻亲访友提供查询和接待服务；（6）为与会人员在会间临时商定的洽谈活动提供场地和相关服务；（7）为与会人员提供会议材料邮寄服务；（8）对个别与会人员的会后暂住提供代办服务等。为体现会议的各项服务热情周到的原则，对与会人员在会议期间的—些特别需要，只要在政策和会议条件允许的情况下，作为会议组织者都应尽可能予以提供，以便使与会者在各方面都能以良好的状态投入到会议活动当中来。
　　3、会议现场服务。
　　会议现场服务是与会人员到达会议场所后，到会议正式开始之前，会议组织者所应向与会人员提供的各项服务。会议现场服务通常有以下各项：（1）对会议车辆进行验证和停放的指挥；（2）对会议领导人员、特邀人员和会议来宾的接待（如在贵宾室、会客室、休息室所提供的迎接、引导、介绍情况、存放衣物、茶水和用车等项服务）；（3）对会议座签的摆放做最后的核对；（4）会场灯光、音响、通讯、录音和其他公用设备的检查和保障；（5）会场茶水服务；（6）引导与会人员入场；（7）办理会议签到；（8）向与会人员提供物品存放和安全保卫服务等。
　　（三）会议安全保卫
　　从一种最广泛的意义上讲，既然会议是由多人聚集参加的群体活动，所以，所有的会议活动都存在一个需要安全保卫的问题，都有一些安全保卫方面的工作需要做。但在实际工作当中，由于会议的规格、规模、密级及会议领导人的级别不同，会议的安全保卫工作的方式和内容也不相同。就一般而言，会议的安全保卫主要是实施对以下六方面的安全保卫：（1）对参加会议的重要人员的人身安全保卫；（2）对会议场所和与会人员住地的保卫；（3）对正在进行的会议活动的保卫；　（4）对会议外出活动的场所和沿途的保卫；（5）对会议的财物和与会人员私人贵重物品的保卫；（6）对会议重要文件的保卫等。会议的安全保卫工作一般有会议主办单位的保卫部门或保卫人员负责也可在会议工作机构中设立保卫组，专门负责会议的安全保卫工作。如果会议的规格和与会领导人员的职位达到特定的级别时，会议的安全保卫工作还要协同有关的警卫、公安、保安等方面共同完成。
　　（四）会议入场凭证
　　会议入场凭证是与会人员进入会议场所和参加会议活动的有效证件。在会议活动中，作为会议组织者所规定的会议入场凭证，有专用人场凭证和代用入场凭证：（1）专用入场凭证是会议组织者为本次会议专门制作的证件，如出席证、代表证、工作证、记者证、入场券等；（2）代用人场凭证是会议组织者利用会议的其他文书形式，在其特定的功用完成以后，继而又作为会议入场凭证使用，如请柬、会议书面通知等。除此之外，利用会议场所原有的入场票证作为本次会议的入场凭证，也是一种会议入场凭证的代用形式。会议入场凭证是与会人员在进入会议场所时，向会议组织者证明自己身份的一种凭据，所以，会议入场凭证不管采用哪一种形式，在发出会议通知时，都必须对此做出明确的规定。
　　（五）会议签到
　　会议签到是与会的特定人员以特定的方式向会议组织者显示自己已进人会场正式参加会议的行为过程。会议签到是准确统计会议到会人数和显示会议是否符合法定人数的必要程序，是一项具有严格规定性的工作，需要一些特定的规则。会议签到的规则是：（1）直接。即会议签到必须由正式与会人在会议现场直接签署，不允许冒名顶替或找人代签。（2）准确。即会议签到的结果必须以准确的数字来表现，不许随便估算。（3）迅速。即在与会人员入场以后和会议正式开始之前必须把签到报告送交大会主持人手中，以便使会议主持人根据签到的结果，宣布会议是否符合法定人数，从而决定会议能否如期召开。会议签到报告只报告正式与会人员出席或缺席情况，不涉及除正式与会人员之外的其他人员。签到处工作人员写出签到情况的书面报告之后，应由签到负责人认真审核，在签字之后送交会议主持人。如果会议使用电子签到机或其他电子计算机会议事务信息处理系统，签到结果可通过电子计算机终端设备直接向会议主持人显示。
　　（六）会议记录
　　会议是人们就共同的议题进行商议的过程，是人们进行复杂的脑力劳动的过程，同时又是一个根据人们的需要即时召开和即时完结的过程。所以，就一般说来，任何会议活动都需要进行记录，都应该把会议的过程和成果利用适当的形式记录下来。从这一点上说，不管对任何一种形式和内容的会议而言，会议记录都是会议组织工作当中的一项不可忽略的、重要的工作。所谓会议记录，就是运用特定载体形式对会议进行情况和内容所做出的记载，属会议记录性文书的一种。会议记录有广义和狭义之分：广义的会议记录包括通用文字记录、特定符号记录（速记）和音像记录（录音、录像、摄影）；狭义的会议记录则特指由会议指定的记录入利用通用文字的形式对会议所做出的记录。会议记录是由记录人对会议情况所做出的原始记录，是会议之外和会议之后，人们了解和认识会议的重要依据。
　　（七）会议简报
　　会议简报是会议过程中用来反映和传递会议情况的一种工作文书。编制会议简报不是所有的会议活动都要进行的一项工作，而只有在一些比较重要的、会期较长、会议人员分组较多的情况下才被使用。会议简报作为一种向上级领导机关报告会议内容、与会人相互之间沟通意见、互相启发并向会议之外反映会议情况的文书形式，对会议的进行和影响具有重要的作用，是在会议范围之内，与会人员相互之间讨论问题，交流意见的一种补充形式。在会议活动中，编制会议简报的工作既可由会议秘书工作机构统一负责，也可成立会议简报处（组），专门负责会议简报的编制。会议简报属会议记录性文书，不属会议的正式文件。
　　三、会后的整理服务工作
　　（一）编写会议纪要
　　国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》规定：会议纪要“适用于记载、传达会议情况和议定事项。”由此可见，会议纪要是对会议的进行情况、会议的一致性意见和会议决定事项整理而形成的公文。在实际会议活动当中，不管是大型会议、中型会议还是小型会议，也不管是研究决定重大问题的会议，还是研究决定具体事项的会议，都可以使用会议纪要这种公文形式。会议纪要和会议记录、会议简报虽然所反映的都是会议的进行情况和内容，但又有极大的不同：会议记录和会议简报属于会议记录性文书；而会议纪要则是会议的主旨性文书。会议纪要对特定的工作或在特定范围之内具有规范作用，是国家行政机关正式公文的一种。根据会议形式和内容的不同，会议纪要有会前成文、会间成文和会后成文三种情况。但不管是哪一种情况，作为会议的主旨性文书的一种，会议纪要撰制都是会议组织的一项十分重要的工作，都需要会议组织者指定专门人员或组成专门的起草班子，并按照特定的程序进行。
　　（二）整理有关会议文件
　　会议召开以后，作为会议的文书工作还有许多的工作要做：（1）向上级领导机关和有关部门写出会议情况的报告；（2）根据与令人员提出修改意见，完成在会议上尚未来得及定稿的会议文件；（3）办理会议特定文件的印刷和分送；（4）将会议文件进行整理、立卷、归档或销毁。
　　（三）会议善后工作
　　会议善后是指会议宣布结束以后，会议组织者就本次会议活动所做的收尾工作。（1）安排参加会议的领导人员和会议来宾离会，为外埠与会人员购买返程票和送行；（2）清理清退会场，卸下为布置会场而特意安装的有关设备和器材，以恢复到本次会议使用以前的状态；向会场管理部门做出“使用完毕”的报告，并办理付费的有关事宜等。（3）清退住宿场所，为个别与会人员办理会后暂住事
　　（四）会后新闻报道工作
　　一些公开的会议，会议中形成的有关决议和方针，一旦形成文字，经大会秘书长审核把关后，即可通过传播媒介广泛宣传，以推动会议精神的贯彻落实。
　　（五）会务总结
　　一次会议能否开好，是否达到了预期的目的，与会议组织和服务工作的水平有着直接的关系，一些重要会议或大型会议（活动）结束以后，负责会务工作的领导同志，应该及时召集全体会务人员，对整个会议的组织和服务工作进行全面总结，以便积累经验，发现不足，从而明确今后搞好同类型会议组织和服务工作的借鉴之处。
　　会务总结一般是以开总结会的形式进行，全体会议服务人员都要参加。也有的重要会议，如果有的领导同志有具体要求，就需要在开好总结会的基础上，写出书面会务工作总结，交给有关领导审阅后，作为大会的文件材料，连同会议记录、会议文件、会议简报等，一并归人档案。
　　在进行会务总结的过程中，主持会议组织和服务工作的领导，应对整个会务过程中表现比较突出的工作人员和有关部门进行表彰和奖励，慰问那些为搞好会务工作日夜辛劳的同志，同时，应该注意要由有关同志代表大会会务工作部门向这些同志的所在单位介绍情况、联系补假。另外，在进行会务工作总结时，也要对会议的组织与服务工作中出现的漏洞和差错，做出总结和检查，并对负有责任的同志进行必要的批评帮助，使全体同志汲取教训，避免今后再次发生类似事情。必要时，还可以写出总结报告，上报领导或入卷归档存查。

　　搞好会务工作总结，将提高会务工作水平，起到“打一仗，进一步”的效果。特别是对那些接触会务工作不久的新同志，搞好会务工作总结显得尤为必要。

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